Ochrana osobných údajov

Tu vysvetľujeme, aké osobné údaje spracúvame, keď navštívite web e-faktura.sk, požiadate o prístup alebo používate aplikáciu e-faktura.sk, prečo to robíme, komu údaje odovzdávame, ako dlho ich uchovávame a aké máte práva. Riadime sa nariadením (EÚ) 2016/679 (ďalej „GDPR") a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

1. Prevádzkovateľ a kontakt

DUST 4 Business, s.r.o.
Bratislavská 31, 010 01 Žilina
IČO: 50 394 177
zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina, oddiel Sro, vložka č. 65980/L

E-mail pre otázky a uplatnenie práv: podpora@e-faktura.sk

Zodpovednú osobu (DPO) sme nevymenovali.

2. Dve roly: kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

• Sme prevádzkovateľ údajov o návštevníkoch webu, o žiadateľoch o prístup a o používateľoch aplikácie (ich účtoch, prihláseniach a firmách, ktoré u nás majú). Tieto spracúvania opisuje tento dokument.
• Sme sprostredkovateľ údajov, ktoré do aplikácie vkladajú naši zákazníci: ich odberatelia, kontaktné osoby, faktúry, platby a e-maily s faktúrami. O týchto údajoch rozhoduje firma, ktorá faktúru vystavuje. Spracúvame ich len na jej pokyn podľa zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Viac v časti 5.

3. Aké osobné údaje spracúvame, prečo a na akom právnom základe

3.1 Návšteva webu

• Údaje: pri každej požiadavke zapíše aplikácia do technického záznamu metódu, adresu stránky bez parametrov, výsledok a trvanie. IP adresu ani identifikáciu prehliadača do tohto záznamu nezapisuje. Časti adries, ktoré obsahujú jednorazový odkaz, sa pred zápisom nahrádzajú zástupným textom.
• Chyby: ak aplikácia narazí na chybu, zapíše jej technický popis. Ten môže výnimočne obsahovať údaj, s ktorým sa práve pracovalo (napríklad e-mailovú adresu pri pokuse o duplicitný záznam).
• Kde: technické záznamy ukladáme na vlastnom logovacom serveri a dostupnosť sledujeme vlastnými nástrojmi. Externú službu na sledovanie chýb nepoužívame.
• Nastavenia: ak si zvolíte jazyk alebo vzhľad (svetlý, tmavý, podľa systému), zapamätáme si voľbu v cookie. Pozrite časť 9 a stránku Cookies.
• Účel: doručiť stránku, prevádzkovať ju a riešiť chyby.
• Právny základ: oprávnený záujem na prevádzke a zabezpečení webu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Web nepoužíva analytické ani reklamné nástroje.

3.2 Žiadosť o prístup

Účet si v súčasnosti nemôže založiť nikto sám. Prístup sa získava len žiadosťou, ktorú ručne schvaľujeme.

• Údaje, ktoré vyplníte: meno, e-mail, názov firmy, IČO, či je firma platiteľom DPH (áno / nie / neviem) a nepovinná poznámka.
• Údaje, ktoré k žiadosti vzniknú: čas odoslania a posledného odoslania, počet odoslaní, odtlačok IP adresy, stav žiadosti, čas a autor rozhodnutia, dôvod zamietnutia, označenie ako spam, čas, kedy sme na zamietnutie ručne odpovedali, dátum predchádzajúceho zamietnutia rovnakej e-mailovej adresy a pri schválení odkaz na vytvorený účet.
• IP adresu neukladáme. Ukladáme len jej jednosmerný odtlačok (HMAC), podľa ktorého vieme spočítať žiadosti z rovnakého miesta, ale nie zistiť, odkiaľ prišli.
• Ochrana formulára: formulár chráni služba Cloudflare Turnstile (časť 6), skryté pole proti robotom, minimálny čas vyplnenia a limity počtu žiadostí. Žiadosť, ktorá týmto kontrolám nevyhovie, sa neuloží alebo ju formulár neprijme.
• Po odoslaní žiadosti vám automaticky nepošleme nič. Pri schválení vytvoríme účet a jednorazový odkaz na nastavenie hesla, ktorý platí 48 hodín. Pri zamietnutí môžeme odpovedať ručne.
• Účel: posúdiť a vybaviť žiadosť, pripraviť účet a chrániť formulár pred zneužitím.
• Právny základ: vybavenie žiadosti je opatrenie pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); ochrana formulára a odtlačok IP adresy oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania:
  • čakajúca žiadosť, o ktorej sme nerozhodli, expiruje po 30 dňoch; kým je web označený „Pripravujeme spustenie", čakajúce žiadosti neexpirujú a 30 dní sa začne počítať dňom spustenia,
  • zamietnutá alebo expirovaná žiadosť sa vymaže 90 dní po zamietnutí alebo expirácii,
  • schválená žiadosť sa vymaže 30 dní po tom, čo si nastavíte heslo; ak bol účet medzičasom zrušený, 30 dní po schválení,
  • ak si schválený žiadateľ do 90 dní od schválenia nenastaví heslo, žiadosť aj prázdny účet (bez hesla a bez firmy) sa automaticky vymažú.

  Údaje zo schválenej žiadosti (meno, e-mail) potom žijú ďalej v používateľskom účte (časť 3.3) a IČO a názov firmy sa ponúknu pri zakladaní firmy.

3.3 Používateľský účet a firmy

• Údaje o používateľovi: meno, e-mail, heslo (len v podobe hashu), telefón a web, ak ich vyplníte, zvolený jazyk a vzhľad, nastavenia zobrazenia, čas poslednej aktivity, príznak správcu a príznak zablokovania.
• Členstvo vo firmách: v ktorých firmách ste, s akou rolou a od kedy. Ak nahráte obrázok pečiatky (často s podpisom), uložíme ho k vášmu členstvu v danej firme; zobrazuje sa len vám a tlačí sa na doklady, ktoré v tej firme vystavíte.
• Pozvánky: e-mail pozvanej osoby, kto pozval, platnosť (48 hodín) a čas prijatia. Záznam o pozvánke ostáva aj po jej prijatí.
• Údaje o firme: názov, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, telefón, e-mail, adresa pre odpovede, web, logo, pečiatka a bankové účty. Pri živnostníkoch ide o osobné údaje.
• Údaje na vystavených dokladoch: vaše meno, telefón, e-mail, web a pečiatka sa pri vystavení dokladu uložia do dokladu ako „Vystavil" a ostávajú v ňom aj po zmene profilu alebo odchode z firmy.
• Účel: poskytovať aplikáciu podľa zmluvy — prihlásenie, prácu vo firme, pozývanie kolegov a vystavovanie dokladov.
• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Doba uchovávania: počas trvania účtu. Po skončení 30-dňovej skúšky bez platby ostáva účet len na čítanie. Ak firma zmluvu zruší alebo aplikáciu dlhšie nepoužíva, firmu na 90 dní uzamkneme, aby ste si mohli stiahnuť svoje doklady. Potom účet aj firmu vymažeme. Výmaz vždy potvrdzuje náš správca, automaticky sa nemaže nič. Uchovávať faktúry a ostatné účtovné doklady podľa zákona je povinnosťou vašej firmy (časť 5) — stiahnite si ich pred výmazom. O vymazanie môžete požiadať aj skôr (časť 11).

3.4 Prihlásenie a bezpečnosť

• Údaje: pri každom prihlásení vznikne relácia s IP adresou, identifikáciou prehliadača (user agent), časom vytvorenia a časom platnosti. V profile vidíte svoje aktívne relácie (prehliadač a systém) a môžete ich ukončiť.
• Platnosť relácie: 8 hodín, pri používaní sa priebežne predlžuje. Ak pri prihlásení nezaškrtnete „zapamätať", prihlásenie skončí zatvorením prehliadača.
• Limity pokusov: počet pokusov o prihlásenie obmedzujeme podľa IP adresy; počítadlo je len v pamäti servera.
• Jednorazové odkazy (nastavenie hesla, pozvánka) ukladáme len v podobe hashu a platia 48 hodín.
• Účel: udržať vás prihláseného, chrániť účty pred zneužitím a umožniť vám skontrolovať, kde ste prihlásený.
• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a oprávnený záujem na bezpečnosti (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania: záznam o relácii (s IP adresou a identifikáciou prehliadača) vymažeme 30 dní po tom, čo skončila jej platnosť alebo ste sa odhlásili.

3.5 Denník aktivity

• Údaje: kto a kedy vo firme vytvoril, zmenil alebo zmazal doklad, odberateľa, bankový účet, rad, cenník či nastavenie, a kto pridal, odobral alebo pozval člena. Pri zmenách členstva obsahuje záznam meno a e-mail dotknutej osoby, pri odberateľoch jeho názov a zmenené polia. Denník vidia členovia firmy. Úkony správcu (zablokovanie účtu, vybavenie žiadosti o prístup) sa zapisujú bez firmy a pri žiadostiach bez mena, e-mailu a IČO žiadateľa.
• Účel: dohľadateľnosť zmien v účtovných dokladoch a nastaveniach a bezpečnosť.
• Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania: záznamy staršie ako 3 roky mažeme; pri výmaze firmy sa vymaže aj jej denník.

3.6 Komunikácia s nami

Ak nám napíšete, spracúvame vašu adresu, obsah správy a našu odpoveď, aby sme vašu požiadavku vybavili (čl. 6 ods. 1 písm. b) alebo f) GDPR).

3.8 Čakacia listina zo starého webu

• Údaje: starý web e-faktura.sk zbieral e-mailové adresy záujemcov s textom „Zadajte svoj email a informujeme vás hneď po spustení". Do aplikácie sme preniesli len záznamy z roku 2026 a z nich len e-mailovú adresu, čas prihlásenia, zdroj a interné číslo pôvodného záznamu. IP adresu ani názov počítača, ktoré starý web ukladal, neprenášame.
• Kto ich vidí: len správca aplikácie, bez možnosti exportu. Nikomu z listiny zatiaľ nepíšeme.

4. Povinnosť poskytnúť údaje

Meno, e-mail, názov firmy, IČO, údaj o platiteľovi DPH a potvrdenie, že ste sa oboznámili s týmto dokumentom, sú potrebné na podanie žiadosti o prístup. Meno a e-mail sú potrebné na vytvorenie účtu. Bez nich žiadosť nevieme prijať ani účet vytvoriť. Ostatné údaje (telefón, web, poznámka, pečiatka) sú dobrovoľné.

5. Údaje na vašich faktúrach (sme sprostredkovateľ)

Keď aplikáciu používate, vkladáte do nej údaje iných ľudí: odberateľov (aj fyzické osoby a živnostníkov), ich kontaktné osoby, doklady s položkami, platby a pohyby na bankovom účte, e-maily, ktorými doklady posielate, a predchádzajúce verzie upravených dokladov. Za tieto údaje zodpovedá vaša firma ako prevádzkovateľ; my ich spracúvame len na poskytovanie aplikácie podľa zmluvy o spracúvaní osobných údajov.

Pri práci s nimi aplikácia:

• vyhľadáva v registroch, keď zadávate odberateľa. Pri slovenskom subjekte pošle hľadaný text alebo IČO službe prezri.sk. Výsledky drží krátko v pamäti servera (hľadanie 5 minút, detail subjektu 24 hodín), do databázy ukladá len odberateľa, ktorého vyberiete. Hľadaný text nezapisuje do záznamov. Pri živnostníkoch ukazuje vo výsledkoch len meno, IČO a obec, plnú adresu až po výbere, a daňové číslo ani dátum narodenia nezobrazuje ani neukladá.
• sťahuje pohyby z bankového účtu vo Fio banke, ak k účtu vložíte prístupový token. Ukladá dátum, sumu, meno a účet protistrany, symboly a správu pre príjemcu. Token je v databáze zašifrovaný.
• eviduje odoslané e-maily s dokladmi: príjemcov, predmet, text, zoznam príloh a odpoveď poštového servera. Dnes sa doklady posielajú len cez poštový server, ktorý si firma sama nastaví; jeho heslo je v databáze zašifrované.

Ak ste odberateľ alebo kontaktná osoba niektorého nášho zákazníka a chcete uplatniť svoje práva, obráťte sa na firmu, ktorá vám faktúru vystavila. Ak sa obrátite na nás, žiadosť jej postúpime.

Uchovávanie týchto údajov určuje zákazník. Účtovné doklady je účtovná jednotka povinná uchovávať desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 ods. 3 písm. c) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve), a faktúry desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (§ 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty). Túto povinnosť plní vaša firma, nie my.

Keď firma zmluvu zruší alebo aplikáciu dlhšie nepoužíva, firmu na 90 dní uzamkneme, aby ste si mohli stiahnuť doklady, a potom ju aj s týmito údajmi vymažeme; výmaz potvrdzuje náš správca. Doklady, ktoré musíte archivovať, si stiahnite pred výmazom. Podrobnosti upravuje zmluva o spracúvaní.

6. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Vlastné služby prevádzkovateľa. Služby prezri.sk a postfly prevádzkuje tiež DUST 4 Business, s.r.o., takže nejde o tretie strany ani o sprostredkovateľov:

• prezri.sk — pri zadávaní slovenského odberateľa jej aplikácia pošle hľadaný text alebo IČO,
• postfly — odosielanie e-mailov z adresy e-faktura.sk. Zatiaľ sa nepoužíva; po zapojení cez ňu pôjdu e-maily s dokladmi a údaje v nich.

Údaje môžeme poskytnúť aj orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá zákon.

7. Prenos do tretích krajín

Služba Cloudflare Turnstile je poskytovaná spoločnosťou Cloudflare, Inc. so sídlom v USA a údaje z formulára žiadosti o prístup môžu byť spracúvané mimo EÚ. Podľa informácií Cloudflare spracúva tieto údaje v našom mene na odhalenie robotov a ako samostatný prevádzkovateľ na zlepšovanie tejto ochrany.

Server aplikácie aj zálohy sú v Nemecku, teda v EÚ. Iné prenosy mimo EÚ nerobíme.

8. Automatizované rozhodovanie

Profilovanie nerobíme. Formulár žiadosti o prístup automaticky odmietne alebo neuloží odoslanie, ktoré neprejde ochranou proti robotom alebo prekročí limity; o schválení žiadosti rozhoduje vždy človek.

9. Cookies

Používame len cookies potrebné na prihlásenie a na zapamätanie volieb, ktoré sami urobíte (jazyk, vzhľad, zobrazenie zoznamov). Analytické ani reklamné cookies nepoužívame. Podrobný zoznam je na stránke Cookies.

10. Zabezpečenie

Heslá a jednorazové odkazy ukladáme len v podobe hashu, prístupové tokeny k banke a heslá k poštovým serverom zašifrované, IP adresu pri žiadosti o prístup len ako odtlačok. Web komunikuje len cez HTTPS a do záznamov servera sa nezapisujú jednorazové odkazy.

11. Vaše práva

Máte právo:

• na prístup k svojim údajom a ich kópiu (čl. 15 GDPR),
• na opravu nesprávnych údajov (čl. 16 GDPR),
• na vymazanie (čl. 17 GDPR),
• na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR),
• na prenosnosť údajov, ktoré spracúvame na základe zmluvy (čl. 20 GDPR),
• namietať spracúvanie na základe oprávneného záujmu (čl. 21 GDPR).

Súhlas ako právny základ nepoužívame, preto ho nie je čo odvolať.

Žiadosť pošlite na podpora@e-faktura.sk. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca; v zložitých prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať (čl. 12 ods. 3 GDPR).

Ak si myslíte, že vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi, môžete podať návrh na začatie konania (§ 100 zákona č. 18/2018 Z. z.) dozornému orgánu:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava
https://dataprotection.gov.sk

12. Zmeny

Tento dokument upravíme, keď sa zmení to, ako údaje spracúvame. Dátum účinnosti je uvedený na začiatku.